Langkah-langkah Membangun Citra Baik Sekolah

Table of Contents

Menjadi sekolah yang berprestasi baik dari segi akademis maupun non akademis membutuhkan suatu pengorbanan yang sangat besar. Baik dari segi penyediaan tenaga pengajar, sarana belajar, maupun kegiatan kesiswaan. Untuk mengikuti perkembangan zaman, sekolah pada saat ini dituntut untuk mengoptimalkan seluruh potensi yang dimiliki. Untuk mengelolanya diperlukan inisiatif dan kreativitas dari pihak-pihak yang terlibat di sekolah tersebut.

Foto: Ilustrasi Kegiatan Ekstrakurikuler, www.merdeka.com

Banyak cara yang dilakukan selain kegiatan akademis untuk membangun citra dan prestasi sekolah di mata masyarakat. Hal yang paling mudah dilihat dan diikuti oleh seluruh pihak yang terlibat disekolah yaitu kegiatan kesiswaan. Mengapa? karena kegiatan ini melibatkan berbagai pihak baik dari dalam sekolah itu sendiri maupun dari pihak luar sekolah (kerjasama dengan lembaga non sekolah/pihak ketiga). 

Kali ini saya akan mencoba mengulas kerjasama sekolah dengan Lembaga/Organisasi Pihak Ketiga (perusahaan). Kerjasama disini dibatas yaitu berupa sponsorship kegiatan siswa. Mengapa perlu kerjasama dengan pihak perusahaan? Seperti pepatah bilang "Bersatu Kita Teguh, Bercerai Kita Runtuh", kita artikan apabila kita bekerjasama maka kegiatan akan semakin baik dan lebih efisien, sedangkan apabila suatu kegiatan dilakukan sendiri sekolah akan mengeluarkan biaya besar dan sulit merealisasikan kegiatan tersebut.

Foto: Sponsorship, www.kdpr.com.au

Kondisi di atas tidak berlaku mutlak, namun berdasarkan pengalaman penulis apabila kita melakukan kerjasama dengan organisasi lain hasilnya akan lebih baik. Kira-kira kegiatan apa saja yang dapat dikolaborasikan dengan pihak ketiga? Banyak sekali, namun kita batasi kali hanya pelaksanaan kegiatan siswa di sekolah seperti Bazar, Pekan Olahraga Siswa, atau Kegiatan Cerdas Cermat.

Untuk memulai kegiatan, kita harus mempersiapkan terlebih dahulu konsep kegiatan yang akan kita laksanakan. Sebagai contoh Bazar dan Pekan Olahraga Siswa. Langkah-langkah yang dapat kita lakukan adalah:

1. Persiapan:

• Membentuk organisasi kepanitiaan kegiatan.
• Membuat proposal kegiatan: konsep acara, biaya, dan pihak-pihak yang akan dilibatkan.
• Membuat surat permohonan kerjasama yang akan ditujukan kepada pihak ketiga.
• Membuat surat perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga.
• Membuat bahan presentasi apabila dibutuhkan oleh pihak ketiga sebelum melakukan kerjasama.
• Kirimkan surat permohonan kerjasama dan proposal 3 bulan sebelum pelaksanaan acara.

2. Kerjasama dengan Pihak Ketiga

• Meminta konfirmasi kesediaan kepada pihak-pihak yang telah kita kirimkan proposal kerjasama, apakah mereka berminat untuk bekerjasama atau tidak.
• Apabila sudah mendapatkan tanggapan dan membutuhkan presentasi, kita roadshow melakukan presentasi dan penjelasan mengenai kegiatan kita.
• Pastikan kerjasama ini berimbang, yaitu sekolah mendapatkan support dana dan pihak ketiga mendapatkan ruang promosi di sekolah. Harap dipastikan bahwa promosi pihak ketiga tidak melanggar peraturan dan perundangan yang berlaku untuk mendukung lingkungan pendidikan tetap dalam kondisi baik.
• Tentukan jenis sponsorship yang bisa diberikan oleh pihak ketiga, apakah itu fresh money, branding, artis, atau support material lainnya.
• Menandatangani perjanjian kerjasama sponsorship yang telah disepakati. Kerjasama tersebut bisa per spot (event), bulanan, atau kerjasama selama 1 tahun.
• Sewa Booth, kerjasama ini dimana pihak ketiga memberikan suppot dengan menyewa tenda untuk melakukan promosi. Tenda tersebut akan dikontrak selama kegiatan berlangsung, biasanya pihak ketiga akan menempatkan material promosi di tenda tersebut.
• Branding, kerjasama ini biasanya dilakukan dengan kontrak perjanjian tahunan. Contoh Wall's (Es Krim) mengontrak kantin dengan melakukan pengecatan dan pemasangan media promosi selama 1 tahun. Contoh lain, Bank BRI melakukan pemasangan gerbang sekolah lengkap dengan brandingnya.
• Support material/makanan, kerjasama disini tidak berupa uang melainkan barang atau jasa. Contohnya pada saat kegiatan Event Pekan Olahraga siswa Susu Bendera memberikan 5 karton susu untuk setiap siswa yang berprestasi. Contoh lain Nestle mensupport kaos olahraga dengan branding Milo.
• Support Talent, support ini berupa artis atau orang tertentu yang ditampilkan di acara kegiatan sekolah. Contoh Samsung mengundang Agnes Monica untuk tampil di acara event Bazar sekolah. Contoh lain Faber Castell mengundang Ayah Edy, untuk workshop parenting di sekolah pada saat hari ulang tahun sekolah.

3. Pelaksanaan Kegiatan

• Pastikan support uang atau barang dapat terima/dicairkan minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan. Hal ini dilakukan untuk mempersiapkan acara dikerjakan dengan baik dan benar.
• Sekolah memastikan sponsorship berjalan dengan baik, seluruh SOP dilaksanakan sesuai dengan prosedur.
• Apabila acara berjalan beberapa hari, maka sekolah wajib melakukan evaluasi rutin untuk mempersiapkan acara pada hari berikutnya. Sekolah tidak tinggal diam apabila melihat/menemukan kendala atau permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan pertama.
• Memperbaiki hal-hal yang kurang/salah dan langsung membuat solusinya (termasuk koordinasi dengan pihak ketiga apabila ada kendala).

4. Evaluasi

• Lakukan evaluasi yang berkelanjutan untuk setiap kegiatan, hal ini bertujuan untuk terus memperbaiki kesalahan/kekurangan agar pelaksanaan kegiatan berikutnya berjalan sesuai dengan harapan.
• Evaluasi dilakukan di setiap akhir kegiatan, apabila acaranya beberapa hari dapat dilakukan setiap hari atau mingguan.
• Setiap melakukan evaluasi, karus dibuatkan solusinya dan disepakati oleh masing-masing pihak. Solusi tersebut dibuat secara berimbang, tidak memberatkan pihak-pihak yang terkait.
• Laksanakan solusi/cara untuk memperbaiki kesalah/kekurangan  sesuai dengan kesepakatan, sampaikan dengan terbuka dan apa adanya.

Dengan melibatkan berbagai pihak terkait, tentunya akan memudahkan setiap kegiatan "Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing". Pastinya kegiatan akan semakin besar, orang tua akan melihat, sekolah lain akan melihat, pihak-pihak yang berkepentingan akan melihat juga bahwa sekolah kita memiliki peluang besar untuk bekerjasama, sehingga terciptalah WoM (Worth of Mouth).